Jede Bescheinigung entsteht per Hand
Für die Erstellung einer Spendenbescheinigung stellen Mitglieder ihre Banküberweisungen oder Spendenlisten zur Verfügung. Diese Unterlagen mussten bisher manuell geprüft werden. Anschließend wurde per Hand in eine Word-Vorlage übertragen:
- Mitgliedsdaten
- einzelne Spenden
- Beträge
- weitere Angaben zum Spendenzeitraum
Besonders bei mehreren Spenden pro Mitglied entsteht dadurch ein hoher Verwaltungsaufwand und gleichzeitig das Risiko von Übertragungs- oder Rechenfehlern.
Unterlagen hochladen, die KI übernimmt den Rest
Der gesamte Prozess zur Erstellung der Spendenbescheinigung wurde automatisiert. Die vorhandenen Spendendaten können entweder direkt als Text eingegeben oder als Datei hochgeladen werden. Der Workflow unterstützt dabei unterschiedliche Dateiformate:
- Excel
- CSV
- Textdateien
Eine integrierte KI analysiert die bereitgestellten Unterlagen und erkennt automatisch die relevanten Mitglieds- und Spendendaten. Mehrere Dateien können dabei gemeinsam verarbeitet werden. Gleichzeitig wird geprüft, dass die Daten zu demselben Mitglied gehören und keine Informationen erfunden werden.
Die erkannten Spenden werden anschließend strukturiert, geprüft und chronologisch sortiert.
Excel, CSV, PDF oder Textdateien werden eingelesen und zusammengeführt.
Die KI erkennt Mitglieds- und Spendendaten, auch über mehrere Dateien hinweg.
Es wird geprüft, dass alle Daten zu demselben Mitglied gehören und nichts ergänzt wird.
Die erkannten Spenden werden geprüft und chronologisch sortiert.
Die Bescheinigung füllt sich selbst aus
Nach der Datenaufbereitung wird automatisch die bestehende PDF-Vorlage der Spendenbescheinigung geladen und ausgefüllt. Das System übernimmt dabei unter anderem:
- Mitglieds- und Adressdaten
- einzelne Spendeneinträge
- Spendendatum und Spendenart
- Beträge
- Gesamtsumme
- Spendenzeitraum
- Ausstellungsdatum
Die Gesamtsumme wird automatisch berechnet und zusätzlich in deutscher Schriftform in die Bescheinigung eingetragen.
Die fertige Spendenbescheinigung wird anschließend automatisch als PDF erstellt und strukturiert in Google Drive gespeichert.
80–90 % weniger Bearbeitungsaufwand pro Bescheinigung
Der direkte Vergleich zeigt, wie sich der Aufwand verschiebt: aus 15 bis 30 Minuten Handarbeit werden zwei bis fünf Minuten Bereitstellen und Kontrollieren.
Je nach Umfang der Unterlagen kann der manuelle Bearbeitungsaufwand damit um bis zu 80–90 % reduziert werden.
Statt Banküberweisungen und Spendenlisten einzeln zu kontrollieren und anschließend alle Angaben per Hand in eine Vorlage zu übertragen, müssen die Unterlagen nur noch bereitgestellt und das fertige Ergebnis kontrolliert werden.
- deutlich weniger manueller Verwaltungsaufwand
- automatische Verarbeitung verschiedener Dateiformate
- KI-gestützte Erkennung der Spendendaten
- automatische Berechnung der Gesamtsumme
- weniger Übertragungs- und Rechenfehler
- automatische Erstellung der fertigen PDF
- strukturierte digitale Ablage
- schnellerer Prozess bei mehreren Spenden
- skalierbar bei erhöhtem Bedarf
Statt Spendendaten manuell aus Unterlagen in eine Vorlage zu übertragen, prüft die Verwaltung nur noch das automatisch erstellte Ergebnis.