Mehrstufige Handarbeit bei jeder Anmeldung
Die Anmeldung neuer Schulmitglieder bestand aus mehreren administrativen Einzelschritten:
- Formulardaten prüfen und übertragen
- Kinder separat erfassen
- Mitgliedsbeiträge berechnen
- Zahlungsinformationen verwalten
- Mitgliedschaftsdokumente erstellen
- Unterlagen versenden und intern ablegen
Bei steigenden Anmeldezahlen bedeutet dieser Prozess einen erheblichen manuellen Aufwand und erhöht gleichzeitig das Risiko von Übertragungsfehlern und uneinheitlichen Daten.
Ein Workflow von der Anmeldung bis zur Akte
Wir entwickelten einen vollständig automatisierten Workflow, der den gesamten Prozess von der digitalen Anmeldung bis zur fertigen Dokumentation übernimmt. Sobald eine neue Anmeldung über das Onlineformular eingeht, wird der Workflow automatisch gestartet.
Die eingehenden Daten werden zunächst strukturiert, bereinigt und standardisiert:
- Namen und Datumsangaben
- Telefonnummern und E-Mail-Adressen
- Adressen und IBANs
- Schulklassen und Zahlungsinformationen
Anschließend berechnet das System anhand der angemeldeten Kinder und der gewählten Unterrichtsform automatisch den korrekten Mitgliedsbeitrag. Die aufbereiteten Daten werden danach parallel für unterschiedliche Verwaltungsbereiche verarbeitet:
Stammdaten des Mitglieds werden automatisch in die zentrale Mitgliederliste übernommen.
Relevante Zahlungs- und SEPA-Daten werden für die Abbuchungsverwaltung vorbereitet.
Jedes angemeldete Kind wird automatisch als eigener Datensatz mit Schulklasse, Unterrichtstag und Kontaktdaten angelegt.
Die Daten werden für die automatische Erstellung der offiziellen Mitgliedschaftsunterlagen strukturiert.
Mitgliedschaftsunterlagen entstehen automatisch
Eine bestehende PDF-Vorlage wird automatisch aus Google Drive geladen und mit den Daten der Anmeldung ausgefüllt. Dabei werden automatisch an den richtigen Stellen im Dokument eingetragen:
- Mitgliedsdaten
- Kinderdaten
- Unterrichtstage
- Beitragsstufe
- Zahlungsart
- SEPA-Daten
- Anmeldedatum
Auch die im Onlineformular abgegebene digitale Unterschrift wird automatisch in das Dokument integriert. Wenn SEPA als Zahlungsart ausgewählt wurde, verarbeitet der Workflow zusätzlich die entsprechenden Kontoinhaber- und Mandatsdaten.
Archivieren und bestätigen ohne Zutun
Nach der Erstellung erhält das Dokument automatisch einen eindeutigen Dateinamen und wird im vorgesehenen Google-Drive-Ordner archiviert.
Anschließend erhält das neue Mitglied automatisch eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail mit der vollständig ausgefüllten Mitgliedschaftsanmeldung als PDF-Anhang. Damit ist der komplette Prozess abgeschlossen, ohne dass die Verwaltung die Daten erneut übertragen oder Dokumente manuell erstellen und versenden muss.
Bis zu 90 % weniger Bearbeitungszeit pro Anmeldung
Der direkte Vergleich zeigt, wie sich der Aufwand pro Anmeldung verschiebt: aus 17 bis 26 Minuten Handarbeit werden ein bis drei Minuten Kontrolle.
Ein Prozess, der zuvor rund 20 Minuten manuelle Verwaltungsarbeit beanspruchen konnte, läuft heute weitgehend automatisiert ab. Die Verwaltung muss im Idealfall nur noch kontrollieren, statt Daten zu übertragen, Dokumente zu erstellen und E-Mails manuell zu versenden.
Aus einem mehrstufigen manuellen Verwaltungsprozess wurde ein durchgängiger digitaler Workflow.
- deutlich weniger manueller Verwaltungsaufwand
- keine doppelte Dateneingabe
- einheitlich formatierte und strukturierte Daten
- automatische Beitragsberechnung
- automatische Erstellung individueller Dokumente
- strukturierte Mitglieder-, Schüler- und Zahlungsdaten
- automatisierte Archivierung
- sofortige Bestätigung für neue Mitglieder
- geringeres Risiko für Übertragungsfehler
- problemlos skalierbar bei steigenden Anmeldezahlen
Vom ausgefüllten Onlineformular bis zur fertigen Mitgliederakte läuft der gesamte Prozess automatisiert im Hintergrund.